RaportaEmail și Excel sau platformă? Ce cere de fapt Legea 361/2022
Răspunsul scurt: da, o firmă poate respecta Legea 361/2022 cu o adresă de email dedicată, o procedură scrisă și un registru în Excel, dacă cineva le ține la zi. Legea nu impune o platformă anume. Cere un canal, o persoană desemnată, o procedură, un registru și două termene respectate.
Problemele apar rar la înființarea canalului și des la funcționarea lui: o raportare uitată, un termen depășit, un coleg care vede ce nu trebuia, un registru fără istoric. Mai jos, obligație cu obligație, ce merge simplu și unde apare riscul.
Obligație cu obligație
| Ce cere legea | Cum se poate face cu email și Excel | Unde apare riscul |
|---|---|---|
| Canal de raportare scris (și oral, la cerere) | O adresă dedicată (ex. avertizari@firma.ro), publicată în procedură și pe site. Pentru raportarea orală: un număr de telefon sau o întâlnire la cerere, consemnată în scris. | Adresa ajunge în inbox-ul mai multor oameni sau rămâne nesupravegheată în concediu. |
| Raportări anonime, cu posibilitate de răspuns | Avertizorul își face o adresă de email nouă, fără numele lui, și vă scrie de acolo. Puteți răspunde la acea adresă. | Puțini angajați fac asta; mulți renunță. Antetele emailului și programul de lucru pot trăda identitatea. |
| Confidențialitate: acces doar pentru persoana desemnată | Căsuță separată, parolă cunoscută doar de persoana desemnată, fără redirecționări. | Administratorul IT sau un coleg cu acces la server vede tot. Greu de dovedit cine a citit ce. |
| Confirmarea primirii în 7 zile | Un răspuns trimis de mână, în aceeași zi. | Se uită când persoana desemnată e în concediu sau raportarea ajunge în spam. |
| Informarea avertizorului în 3 luni | Termenul notat în registru și un memento în calendar pentru fiecare caz. | Termenul trece neobservat; la un control nu aveți dovada datei. |
| Registrul special, păstrat 5 ani | Un tabel Excel cu număr, dată, obiect, mod de soluționare, ținut la zi. | Fișierul se modifică fără urmă, se pierde la schimbarea laptopului sau a omului, iar ștergerea după 5 ani se uită. |
| Procedura internă și informarea angajaților | Un document scris (există modele gratuite), aprobat și publicat pe site și la avizier. | Procedura spune un lucru, practica alta; nimeni nu o mai actualizează. |
Când ajunge emailul
- Firma are puțini angajați peste pragul de 50 și se așteaptă la foarte puține raportări.
- Persoana desemnată e una singură, stabilă, și verifică zilnic căsuța.
- Raportările anonime nu sunt o prioritate pentru firmă (legea nu vă obligă să le acceptați, dar procedura trebuie să spună cum le tratați).
Când merită o platformă
- Vreți ca angajații să poată raporta anonim și să primească răspuns, fără să-și facă o adresă de email nouă.
- Raportările trebuie văzute doar de persoana desemnată, iar accesul trebuie să poată fi dovedit.
- Nu vreți să depindeți de memoria cuiva pentru termenul de 7 zile și cel de 3 luni.
- Vreți ca la un control să puteți arăta registrul complet, cu date care nu pot fi modificate retroactiv.
Ce face Raporta, concret
Pagina de raportare cu numele firmei și afiș cu cod QR; raportare anonimă cu cod de caz și cheie, prin care avertizorul primește răspuns; confirmarea primirii trimisă automat la înregistrare; termenul de 3 luni calculat pentru fiecare caz, cu emailuri de avertizare la 30, 14, 7, 3 și 1 zile; registrul completat singur și exportabil în Excel; ștergerea automată a cazurilor închise de peste 5 ani; jurnal cu cine a accesat ce; procedura internă generată cu datele firmei. Costă 99 lei pe lună, cu primele 60 de zile gratuite.
Dacă alegeți varianta cu email, folosiți gratuit modelul nostru de procedură internă și ghidul despre ce trebuie să conțină registrul.
Încercați 60 de zile, fără card
Configurați canalul în 10 minute și comparați cu varianta pe email. Dacă nu vă ajută, exportați registrul și renunțați oricând.
Informațiile au caracter general și nu constituie consultanță juridică. Verificați textul în vigoare al Legii nr. 361/2022 pe legislatie.just.ro.